Как собирать любые управленческие отчёты в Excel за 1 минуту

Хотите автоматически получать любые управленческие отчёты через минуту после ввода исходных данных?

В этой статье я расскажу и покажу, как это сделать!


Да, да… Я знаю, что это смелое заявление. Но это чистая правда! :)

И сегодня мы разберём методологию и инструменты работы в Excel, которые позволяют полностью автоматизировать процесс ведения учёта, обработки данных и составления управленческих отчётов!
Вы поймёте, каким образом «привычные и понятные» методы работы в Excel могут «сожрать» до 90% вашего времени и сил.
Я покажу вам свою методику работы в Excel, которая раз и навсегда избавит вас от скучной монотонной ручной работы.
Вы узнаете, какие функции и инструменты Excel, как и где применять, чтобы составлять управленческие отчёты в десятки раз быстрее и проще.
Вы своими глазами увидите, как правильно построенная система работы в Excel автоматически выдаёт готовые управленческие отчёты, которые сами «подхватывают» любые изменения исходных данных!
В общем, будет очень интересно, полезно и динамично! Поехали :)
Материалы статьи можно изучить в спокойном ритме всего за 1 час!
Но, я оставлю для вас доступ к этой статье на 24 часа
Загрузка таймера
Чем моя система работы в Excel будет для вас полезна?
Excel — самая популярная программа для обработки управленческих данных, и составления управленческих отчётов.

По результатам исследования компании JEDOX - 86% компаний (по всему миру) ведут управленческий учёт, составляют отчёты, и самостоятельно делают бизнес-аналитику при помощи Excel.
Для компаний малого и среднего бизнеса Excel - это основная платформа для автоматизации бюджетирования и управленческого учёта.

А крупные компании используют Excel для составления управленческих отчётов по данным, которые выгружаются из продвинутых информационных систем, или для связывания между собой данных из разных программ.

И, на первый взгляд кажется, что Excel – идеальная система для управления финансами.

Однако, даже опытные и продвинутые пользователи Excel в своей работе сталкиваются с большим количеством сложностей…
Многим экономистам, финансистам и даже руководителям постоянно приходится:
по несколько часов, путём копирования и вставки, выбирать данные из одной таблицы и переносить их в другую;
практически ежедневно поправлять «слетевшие» ссылки, подолгу искать и устранять ошибки в формулах;
часами собирать в единый отчёт данные, полученные из разных файлов или от разных подразделений;
перенастраивать множество формул и ссылок, когда нужно добавить в отчёт всего один новый показатель;
по нескольку раз перепроверять правильность и достоверность данных, когда они собираются из нескольких источников…
в итоге получаем огромный объём монотонной ручной работы, которая отнимает колоссальное количество времени, сил и нервной энергии!
Большая часть энергии уходит на «борьбу с Excel», поэтому совершенно не остаётся времени и сил на интересные и перспективные задачи.
Всё время уходит на «составление отчётов», поэтому некогда заняться анализом и сформулировать выводы.
Частенько приходится работать допоздна, брать работу домой, или выходить на работу в выходные.
И что в результате?
Нет времени ни на что, кроме работы...
Работа становится скучной, неинтересной и совершенно не доставляет удовольствия…
Авралы… Цейтноты… Стрессы… Депрессии…
Но на самом деле Excel – это мощнейшая платформа, которая легко возьмёт на себя 99% вашей работы по ведению учёта, обработке данных, и составлению управленческой отчётности.
Я знаю, что для многих это звучит фантастично, и многие уверены, что на такое способны только «серьёзные информационные системы».

Поэтому дальше в этой статье я покажу вам механизмы работы в Excel, за счёт которых достигаются выдающиеся результаты, и вы собственными глазами увидите, что это абсолютно реально!

И моя система управленческого учёта и отчётности в Excel может сэкономить вам от 50 до 90% времени, которое вы сейчас тратите на создание отчётов!

В сфере управления финансами я работаю уже 23 года, а последние 15 лет веду проекты по разработке, внедрению и автоматизации систем бюджетирования и управленческого учета в Excel, 1С и Power BI.
Меня зовут Илья Гришин
— Я разрабатывал экономику предприятия «с нуля» в небольших компаниях.

— Отвечал за экономику нескольких направлений в рамках крупного холдинга, курировал экономические службы 2-х крупных промышленных предприятий.

— Работал финансовым директором.

— Автоматизировал бюджетирование и управленческий учет «под заказ», работал директором по консалтингу в софтверной компании.

— А с 2006 года у меня собственный бизнес, и я очень активно занимаюсь разработкой и внедрением систем управления финансами в 1С и Excel.

Но, прежде чем мы приступим к изучению системы, давайте немного познакомимся! :)
За время работы мне удалось побывать «на всех фронтах» управления финансами:
За это время мне удалось разработать очень чёткие модели и механизмы применения Excel для решения абсолютно любых задач, возникающих в управлении финансами.

По работе мне постоянно приходится сталкиваться с тем, как при помощи Excel ведётся учёт и составляются отчёты в большинстве компаний…

И меня просто разрывает на части!
С одной стороны
с одной стороны я вижу, какое колоссальное количество труда, времени, сил и терпения тратят пользователи для создания управленческих отчётов… :(
С другой стороны
у меня есть чёткая и проверенная на сотнях клиентов система, которая позволяет автоматически получать любые отчёты через минуту после ввода исходных данных! :)
Поэтому я искренне хочу, чтобы как можно больше специалистов, кто занимается ведением учёта и составлением отчётов в Excel, внедрили в свою работу мои технологии работы в Excel, и начали экономить себе огромное количество времени, сил и энергии!

Сейчас мы с вами изучим принципы и логику работы моей системы управления финансами в Excel, и я покажу вам, какие результаты вы начнёте получать с её помощью.

А дальше каждый из вас сам сможет решить, внедрять вам эту систему или нет.
Моя система управления финансами в Excel состоит из 4-х несложных элементов
1
Правильная структура исходных данных
благодаря которой Excel сможет обрабатывать данные абсолютно автоматически
2
Контроль вводимых данных
благодаря которому ваши сотрудники физически не смогут неправильно вводить данные в свои файлы
3
Динамические автообновляемые отчёты
которые автоматически сами себя перестраивают при любых изменениях исходных данных
4
Автоматический обмен данными между множеством файлов
благодаря которому данные, введённые в один файл, сами появляются во всех других файлах и отчётах
Такая система позволяет полностью автоматизировать процесс обработки данных, и составления управленческих отчётов.

Все элементы настраиваются абсолютно стандартными средствами Excel — без макросов, и без программирования.

А результат достигается за счёт правильного взаимодействия элементов!

И сейчас мы с вами на практических примерах рассмотрим работу каждого элемента системы управления финансами в Excel.
1. Правильная структура данных
Все привыкли считать, что для составления мощных, удобных и гибких отчётов в Excel нужно узнать какую-то «убойную фишку», или изучить «хитрую формулу» — и отчёты начнут собираться сами собой.

Но мало кто задумывается, что для создания таких отчётов гораздо важнее не то, какие формулы вы используете, а как изначально организованы ваши файлы с исходными данными!

Если ваши файлы и таблицы изначально будут организованы неправильно, то ни одна, даже самая продвинутая, формула не поможет вам автоматизировать обработку данных и составление отчётов.

И все отчёты придётся собирать только вручную «через плюсики».

Зато, когда исходные данные организованы правильно, можно получить любой нужный вам отчёт буквально в 2 клика!

Я подготовил для вас небольшие видео-ролики, в которых на практических примерах покажу, как это работает.
1.1 Неправильные структуры данных.

Из этого видео вы узнаете, что такое неправильная структура данных, и почему при работе с такой структурой возникают ошибки — в отчётах постоянно «слетают» ссылки, «разваливаются» формулы, а цифры не сходятся.
1.2. Правильные структуры данных.

В этом видео я покажу вам, как выглядит правильная структура данных, и как в ней можно очень легко и быстро сформировать абсолютно достоверный отчёт с помощью всего одной формулы:
К сожалению, во многих компаниях пользователи до сих пор работают с неправильными структурами данных.

Если вы хотите автоматически получать управленческие отчёты любой структуры и сложности, то вам необходимо трансформировать ваши исходные данные в правильный вид, с которым Excel будет удобно работать!


1.3. Трансформация данных.

В этом видео я покажу вам очень быстрый и лёгкий способ привести неудобные структуры данных в правильный вид:
2. Организация и ввод исходных данных
Казалось бы, абсолютно все специалисты хоть раз в жизни заполняли таблицы Excel, и уж точно смогут ввести в файлы исходные данные.

Смогут, да не так…

Если есть хоть малейшая возможность ввести данные неправильно – кто-то из ваших коллег или сотрудников обязательно ошибётся!

Конечно, они это сделают не со зла. Кто-то по невнимательности пропустит букву, кто-то случайно поставит лишний пробел, кто-то неверно напишет название товара и т.д. и т.п.

Но, результат в этом случае будет один — цифры в отчёте будут посчитаны неправильно, и данные не сойдутся…

А вам придётся часами сидеть за компьютером, просматривать огромные таблицы, и вручную отыскивать и «вычищать» ошибки в файлах коллег и сотрудников.

В следующем видео-ролике я наглядно продемонстрировал, как это обычно происходит.


2.1. Каким образом неправильный ввод данных создаёт множество сложностей при формировании отчётов
Однако, такая проблема решается в два счёта — вам просто необходимо задать чёткие рамки, чтобы ваши коллеги и сотрудники физически не могли ввести в файл неверные данные.

И в следующем видео-ролике я наглядно покажу вам, как это делается.


2.2. Как организовать данные в файле, чтобы они вводились быстро, удобно и 100% правильно
Возможно, сейчас вы решите, что «особо одарённые сотрудники» смогут сами изменить настройки файла, чтобы обеспечить себе «свободу действий».

Но не тут-то было, потому что любой файл можно защитить! :)


2.3. Пример работы защищённого файла
3. Динамические самособирающиеся отчёты
Проблема подавляющего большинства отчётов заключается в том, что за ними нужно постоянно следить, и поддерживать их в работоспособном состоянии.

1) Когда сотрудники редактируют свои файлы — в отчётах «ползут» данные и «слетают» ссылки, поэтому за работой отчётов нужно всё время следить.

2) Если в исходных данных происходят существенные изменения — приходится открывать все связанные отчёты, и вручную перенастраивать формулы.

3) Когда добавляются новые статьи — приходится вручную добавлять эти статьи в отчёты, и настраивать для них формулы.

И, чтобы быть полностью уверенным в правильности отчётов, нужно вручную проверить и пересчитать множество цифр…

Эта работа отнимает очень много времени, и требует большой внимательности!

Более того, всю эту работу приходится проделывать заново каждый раз, когда нужно сделать отчёты, или когда кто-то из пользователей «сильно поправил» свои файлы и таблицы с исходными данными.

А насколько легче и приятнее вам было бы работать с отчётами, если бы они автоматически «подхватывали» все нужные цифры, и сами перестраивались при любых изменениях исходных данных!?

Только представьте — вы добавляете в исходные данные новую статью, а она автоматически появляется в отчёте, и цифры по ней уже посчитаны!

Такие отчёты всегда будут показывать правильные данные, и вы всегда будете на 100% уверены в ваших цифрах!

В этом разделе я покажу вам 5 небольших видео-роликов, где мы на практических примерах рассмотрим, как создавать отчёты, которые автоматически перестраиваются при любых изменениях исходных данных.
3.1. Статические и динамические функции

Все функции Excel можно условно разделить на 2 типа — статические и динамические.

Статические функции это простые математические функции, которые жёстко настраиваются на заранее определённые ячейки.

В результате, при добавлении ячеек, статические функции их не учитывают, а при удалении ячеек — «разваливаются».

А динамические функции ссылаются не на отдельные ячейки, а на массивы данных, и умеют выбирать нужные данные из массива по одному или нескольким условиям.

И при добавлении или удалении данных в массиве – такие функции автоматически пересчитываются, учитывая все сделанные изменения.

К сожалению, большинство пользователей при создании отчётов используют статические функции. Поэтому у них в отчётах постоянно «слетают» ссылки, «ползут» данные, и «разваливаются» формулы.

Однако, если для обработки тех же самых данных использовать не статические, а динамические функции — все эти сложности решатся сами собой!

В этом видео мы проведём сравнительный анализ работы применения статических и динамических функций при создании отчётов.
3.2. Примеры настройки динамических функций.

В этом видео я быстро покажу вам, как настраивать динамические функции, которые в дальнейшем будут автоматически собирать ваши отчёты.
3.3. Автоматическое обновление показателей в отчётах

Обычно появление в учёте новых статей или показателей создаёт большое количество ручной работы.

Приходится открывать все отчёты, и вручную добавлять туда новые строки и столбцы, куда будут выводится новые показатели, а потом протягивать или редактировать формулы, которые эти показатели считают.

Однако в Excel очень просто настроить механизм, который сам, без участия человека, будет добавлять любые новые статьи и показатели в отчёты.

В этом видео мы разберём вопрос автоматического обновления статей и показателей в отчётах.

3.4. Самособирающиеся отчёты

Главное отличие самособирающихся отчётов в том, что такие отчёты сами себя перестраивают в случае, если исходные данные были добавлены, удалены или изменены.

К тому же такие отчёты делаются всего один раз, и их уже никогда не нужно будет переделывать руками — они сами «подхватят» любые новые статьи, и автоматически пересчитают данные.

В этом видео мы с вами настроим динамический самособирающийся отчёт.

3.5. Использование фильтров в отчётах

Когда мы пытаемся отразить в одном отчёте сразу всю информацию, которую нам нужно видеть — отчёт становится громоздким и нечитаемым.

Однако к отчёту можно подключить фильтры, которые позволяют выбрать ту информацию, которую нужно вывести в отчёт.

И отчёт сразу становится очень удобным, наглядным и информативным!

В этом видео я покажу вам, как при помощи фильтров сделать ваши отчёты в разы более понятными и удобными.
4. Автоматический обмен данными между множеством файлов
На практике часто возникают ситуации, когда приходится иметь дело со множеством файлов, в которых работают разные сотрудники.

А чтобы получить итоговые отчёты, необходимо использовать данные из разных файлов.

И обычно это сильно утомляет и отнимает много времени и сил — приходится вручную, путём копирования и вставки, переносить данные из одного файла в другой, или руками собирать в единый массив данные из десятков разных файлов.

Но самое обидное заключается в том, что эту работу приходится проделывать заново каждый раз, как только данные в исходных файлах изменились...

Однако, при правильном обращении с Excel вы сможете автоматически:

— получать любые данные из любого файла;

— получать из внешних файлов только те данные, которые отвечают одному или нескольким условиям;

— собирать в единый массив данные из множества разных файлов, и сразу выводить их в сводный консолидированный отчёт.

Файлы будут автоматически передавать другу другу любые нужные данные, а данные, введённые в один файл, мгновенно появятся во всех файлах и отчётах! К этому разделу я подготовил для вас три небольших видео-ролика, в которых на практических примерах мы разберём главные технологии автоматического обмена данными между файлами.

4.1. Как получить данные из другого файла при помощи ссылки на именованный диапазон.
4.2. Как при помощи запроса получить из другого файла данные, которые отвечают определённым условиям.
4.3. Как при помощи Power Query автоматически собрать данные из нескольких файлов, и вывести их в отчёт.
Друзья!

Только что вы увидели, как при помощи моей системы управления финансами в Excel вы можете автоматически получать любые управленческие отчёты буквально через несколько секунд после ввода исходных данных.

Если вы хотите внедрить такую систему у себя в компании — я приглашаю вас на свой экспресс-курс Управленческий учёт и отчёты в Excel на автопилоте!

На курсе вы научитесь создавать полноценные системы управленческого учёта и отчётности, используя только стандартные средства Excel.

И прямо на занятиях вы своими руками, на сквозном практическом примере, создадите систему управленческого учёта для небольшой компании.

P.S.

В этой статье мы разобрали методику работы и основные инструменты Excel, которые я использую при создании системы управленческого учёта и отчётности в Excel.

А в завтрашней статье я покажу вам, как связать множество разных инструментов Excel в единую систему, которая будет автоматически выдавать вам любые отчёты.

Получить вторую статью >>