Способы создания автоматизированных
систем бюджетирования и управленческого учёта
Или подводные камни автоматизации
Для начала давайте посмотрим, какие способы автоматизации
бюджетирования и управленческого учёта вообще возможны:
1
Бюджеты составлять в Excel, а факт «подгружать» из бухгалтерии
2
Пригласить внешних консультантов, которые всё внедрят и настроят
3
Приобрести отдельную программу для бюджетирования и управленческого учёта
4
Приобрести и внедрить программный продукт для бюджетирования и управленческого учёта, интегрированный с 1С
5
Использовать своего программиста или нанять фрилансера, чтобы «дописать» нужные модули в существующей 1С
А теперь подробнее рассмотрим плюсы и минусы каждого из них:
1. Бюджеты составлять в Excel, а факт «подгружать» из бухгалтерии

На данный момент – самая популярная схема автоматизации.
Большинство компаний в настоящий момент работает именно так.

Схема в принципе неплохая, но есть несколько досадных моментов, которые портят всю картину.

Первое: Детализация данных в управленческом учёте гораздо выше, чем в бухгалтерском. Поэтому, если «качать» данные из бухгалтерии в Excel, то информацию постоянно приходится дополнять вручную. А это напрягает.

Второе: После того, как данные выгрузили из 1С в Excel – связь с исходниками теряется. Поэтому, если в данные 1С были внесены изменения после выгрузки,
то в Excel эти изменения придётся переносить опять вручную.
На самом деле это очень сложный момент, так как необходимо понять, что было в 1С, что изменилось и что нужно перенести. А это делается только вручную.

Третье: Очень сложно искать ошибки. В 1С ошибки выявлять очень легко, потому что там действует система двойной записи.
Но если перенести данные в Excel, то там система двойной записи уже не действует и одновременно теряется связь с источником данных, то есть
с 1С. Поэтому, если в Excel данные вдруг «поползли» – найти ошибку
будет очень сложно, а в некоторых случаях и вовсе невозможно.

Плюсы и минусы:

+ Достаточно быстро внедряется
+ Низкие затраты на внедрение

- Очень много ручной работы
- Информация появляется и обновляется катастрофически медленно
- Если возникла ошибка, её очень сложно (а порой невозможно) найти
2. Пригласить внешних консультантов, которые всё внедрят и настроят

Этот вариант возможен только если директор или учредители дадут на это денег.
Но обычно такие проекты стоят по несколько миллионов, так что учредители денег, скорее всего, не дадут. :)

Однако, даже если вам выделили денег на проект - консультанты с удовольствием "освоят бюджет", но не факт, что в получите хоть какой-то результат.

Потому что большинство консультантов берут деньги за работу, а не за результат.
И как только они поймут, что ваш бюджет исчерпан - они простынут без следа, оставив вас один на один разбираться с сердитыми учредителями.

Плюсы: Не надо думать и делать.

Минусы: Очень дорого. Результат совершенно не гарантирован.
3. Приобрести отдельную программу для бюджетирования и управленческого учёта

Сейчас на рынке представлено множество программных продуктов для управления финансами.

Честно говоря, большая часть из них – откровенные убожества, за которые их создателям надо бы организовать персональный котёл в аду. Однако есть и вполне работоспособные решения, и их немало.

Но давайте оставим в стороне функционал таких программных продуктов и зададимся другим вопросом – кто будет вводить туда данные?

Как правило, основную массу данных в программу вводят бухгалтеры (или операционисты).
Они привыкли работать на 1С и никогда от неё не откажутся.

А значит, одни и те же данные придётся вводить два раза в разные программы: один раз в 1С, а второй раз в отдельную программу для бюджетирования и управленческого учёта.

И что делать?
В два раза увеличить штат бухгалтерии, чтобы они со всем справлялись?

Вариант, честно говоря, сомнительный…

Поэтому лучше будет приобрести программный продукт, интегрированный с 1С.

Плюсы и минусы:

+ Приемлемая стоимость
+ Нормальный функционал

- Существенное (минимум в два раза) увеличение трудоёмкости учёта из-за двойного ввода данных
4. Приобрести и внедрить программный продукт для бюджетирования и управленческого учёта, интегрированный с 1С

Это очень разумное и работоспособное решение.

Давайте посмотрим, как работают такие программные продукты.

Они интегрируются в существующую базу 1С и добавляют в неё необходимый функционал для составления бюджетов и ведения управленческого учёта.

Как правило, такие программы очень гибко настраиваются и позволяют реализовать любую модель бюджетирования и управленческого учёта.

Большой плюс таких программных продуктов в том, что все настройки выполняются на уровне пользователя, то есть для внедрения и
настройки совершенно не нужно быть программистом.

С настройкой такой программы вполне может справиться экономист или бухгалтер.

При этом получается избежать двойного ввода данных – такие программы видят всё, что происходит в бухгалтерии и«таскают» факт в управленческий
учёт в режиме реального времени.

Единственный минус такого решения – цена вопроса.

На рынке представлено порядка семидесяти продуктов, которые заявляют такой функционал. Однако, если отсеять весь «шлак», который ни на что не способен – таких программ останется не больше десятка.

И цена на такой софт колеблется в пределах от 200 до 500 тысяч рублей.

Например, «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ» на 10 пользователей стоит
355 000 рублей, а «БИТ.ФИНАНС: Управленческий Учет» обойдётся вам в
350 000 рублей.

Кроме этого, такие программные продукты нуждаются в настройке.

Конечно, теоретически с этим может справиться экономист или бухгалтер.
Но, как правило, в настройках существует масса тонкостей, о которых ни
экономист, ни бухгалтер знать просто не могут.

Поэтому, кроме стоимости самой программы, скорее всего будут еще затраты на внедрение. Минимальные затраты на внедрение можно предварительно оценить, как стоимость самой программы, умноженная на 4.

Таким образом, стоимость любого такого программного продукта с внедрением обойдётся минимум в 1 500 000 рублей (примерно 300 000 стоимость самой программы + 300 000 х 4 = 1 200 000 стоимость внедрения).

Согласитесь, что такую сумму «потянет» далеко не каждая компания.

И еще одна особенность. Такие системы сделаны универсальными и функционала в них «напихано» очень много.

Однако обычные компании используют всего 30-40 процентов из того, что
есть в таких программных продуктах. И получается, что компания
вынуждена платить за то, что ей не нужно.

Плюсы и минусы:

+ Отличный функционал
+ Гибкая настройка модели управления финансами

- Очень высокая цена и затраты на внедрение
- Избыточный функционал, за который всё равно приходится платить
5. Использовать своего программиста или нанять фрилансера, чтобы «дописать» нужные модули в существующей 1С

Это тоже очень хорошее решение.

Самый большой плюс в таком решении – это то, что вы делаете систему полностью под свой бизнес и создаёте именно тот функционал и
именно в таком виде, в котором он вам нужен.

Однако у этого решения есть два здоровенных подводных камня.

Первый подводный камень: Как правило, в результате таких проектов получается так называемая «лоскутная» автоматизация.

В среде программистов этот термин означает, что часть задач бывает «покрыта» одновременно несколькими модулями информационной системы, а другая часть задач — вовсе не автоматизирована.

Почему такое происходит?

Потому что изначально не существует чёткого понимания, как должна выглядеть информационная система в конечном итоге, и задачи
автоматизации решаются «по мере необходимости», исходя из
того, какая из них сейчас наиболее срочная.

Например, руководству компании срочно требуется автоматизировать планирование продаж. Компания приглашает программиста (или даёт
задание своему), и пишет модуль планирования продаж.

Следующий по значимости вопрос – автоматическое планирование закупок.
Снова приглашается программист, который пишет модуль планирования закупок.

А через некоторое время оказывается, что планирование закупок нужно связать с планированием продаж.

Однако разные модули программы писали разные программисты в разное время и выясняется, что данные хранятся в разных местах, формат планирования продаж отличается от формата планирования
закупок и т.д. и т.п..

В результате, чтобы связать данные двух подсистем между собой – приходится делать множество дополнительных связей и писать дополнительные обработки внутри одной программы.

И чем дальше развивается проект – тем больше взаимосвязок данных требуется сделать между разными модулями одной программы.

Всё это сильно усложняет программу, и она начинает тормозить и зависать даже на небольших объёмах данных.

А если кто-то забыл поставить где-то галочку, или не выполнил вовремя нужную обработку – данные одного модуля программы начинают противоречить данным другого модуля.

В результате в одной программе начинают параллельно существовать несколько наборов данных, которые описывают одно и то же, но не очень стыкуются между собой. И какие из этих данных правильные – совершенно не понятно…

Второй подводный камень: Это написание технического задания на автоматизацию.

Программистам, которые будут на вас работать нужно чёткое детальное техническое задание.

Без точного технического задания программист не сможет работать точно так же, как рабочий не сможет выточить нужную деталь без чертежа.

Однако сформулировать техническое задание на автоматизацию для большинства экономистов и руководителей оказывается практически непосильной задачей.

Дело в том, что они не представляют себе, как работает информационная система изнутри.

Единственное, что они знают – это то, какие отчёты они хотят из неё получать.
Именно так в большинстве случаев и формулируется техническое задание:
"нам нужно, чтобы система выдавала такие-то и такие-то отчёты.
Всё остальное – ваше дело, вы же программисты".

Если перевести это на инженерный язык – это всё равно, что показать рабочему фотографию детали (без размеров, материалов и т.д.) и сказать: сделай мне такую же.

Естественно, что когда рабочий выточит деталь – получится не совсем то, что вы ожидали… И начинаются бесконечные переделки, доработки и т.д..

В результате времени, сил и денег требуется много, а результат не совсем устраивает. Так что в этом варианте всё зависит от того, насколько
правильно и грамотно вы сформируете техническое задание на
автоматизацию.

С одной стороны, если у вас не получится сформулировать детальное ТЗ –
вы обязательно получите «лоскутную» автоматизацию, всё придётся делать
и переделывать по десять раз, а каждая переделка будет стоить вам немалое количество времени и денег.

Зато, если у вас получится правильно сформулировать ТЗ – проект будет выполнен предельно быстро и дёшево.

Плюсы и минусы:

+ Можно быстро и дёшево сделать мощную и функциональную систему

- Можно потратить много денег и времени, а в результате получить абсолютно неработоспособную фигню
РЕЦЕПТ УСПЕШНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ
На мой взгляд, существует два успешных варианта создания автоматизированной системы управления финансами
1
Приобрести программный продукт для бюджетирования и управленческого учёта, интегрированный с 1С
И настраивать его самостоятельно, без привлечения сторонних консультантов и представителей разработчиков.
Такой вариант предполагает затраты в 300-350 тысяч на покупку программного продукта, зато вашим программистам не придётся
«изобретать велосипед» и писать то, что уже кто-то написал.
2
Использовать своего программиста (или фрилансера), чтобы дописать новые модули в работающую на предприятии конфигурацию 1С
В этом случае тратить деньги на покупку специализированного софта не придётся, однако программистам придётся сильно попотеть, поэтому неизвестно – будет ли второй вариант действительно дешевле.
Но, независимо от того, купите ли вы готовый программный продукт или будете писать его с нуля – действуйте только своими силами, без привлечения сторонних консультантов. Это очень хороший способ сэкономить до миллиона долларов.
Однако, одного горячего желания автоматизировать систему управления финансами своими силами для успешного выполнения проекта будет мало.

Поэтому, если вы хотите сделать хороший проект автоматизации, но не готовы потратить на это полжизни, то вам обязательно понадобятся:

1. Точное понимание того, что вы хотите получить «на выходе» и как должна быть устроена информационная система «изнутри»;

2. Детальное техническое задание для программистов;

3. И неделя – две интенсивной работы.
Понравилась статья?
Не жадничайте – напишите комментарий и поделитесь с друзьями :)
Друзья!

В своей статье я рассказал лишь мизерную часть про автоматизацию системы управления финансами и учёта на платформе 1С.
Однако, понимание этих моментов уже позволит вам выстроить правилую схему взаимодействия с программистами или фрилансерами.

А если вы хотите в кратчайшие сроки и с минимальными затратами настроить полноценный управленческий учёт на платформе 1С, приглашаю вам на мой
практический тренинг "Настройка бюджетирования и управленческого учёта на платформе 1С своими силами".
Перейти к другим статьям
Не забудьте подписаться на нашу рассылку
Получайте полезные материалы, внедряйте полученные навыки и экономьте минимум 50% времени и сил при выполнении ежедневной работы!