Как собирать любые управленческие отчёты в Excel за 1 минуту?
В этой статье я расскажу и покажу, как это сделать!
Мы с вами разберём методологию и инструменты работы в Excel, которые позволяют полностью автоматизировать процесс обработки данных, составления управленческих отчётов и ведения управленческой отчётности!


Да, да… Я знаю, что это смелое заявление. Но это чистая правда! :)

Что вы узнаете из этой статьи?
Вы поймёте, каким образом «привычные и понятные» методы работы в Excel могут «сожрать» до 90% вашего времени и сил. И узнаете, как избежать этого в дальнейшем.
Я покажу вам свою методику работы в Excel, которая раз и навсегда избавит вас от огромного объёма скучной монотонной ручной работы.
Вы узнаете, какие функции и инструменты Excel, как и где применять, чтобы составлять управленческие отчёты в десятки раз быстрее и проще.
На живых практических примерах вы собственными глазами увидите, как правильно построенная система работы в Excel автоматически выдаёт готовые управленческие отчёты, которые умеют самостоятельно «подхватывать» любые изменения исходных данных!
Это будет очень полезная и интересная интерактивная статья, которая полностью изменит ваши представления о возможностях Excel!
Чем моя система работы в Excel будет для вас полезна?
Excel — самая популярная программа для обработки управленческих данных, и составления управленческих отчётов.

Для компаний малого и среднего бизнеса Excel — это основная платформа для автоматизации бюджетирования и управленческого учёта.

А крупные компании используют Excel для составления управленческих отчётов по данным, которые выгружаются из продвинутых информационных систем, или для связывания между собой данных из разных программ.

И, на первый взгляд кажется, что Excel — идеальная система для управления финансами.
Однако, даже опытные и продвинутые пользователи при работе в Excel сталкиваются с большим количеством сложностей…
Какие сложности при работе в Excel возникают у экономистов, финансистов и даже руководителей?
приходится по несколько часов, путём копирования и вставки, выбирать данные из одной таблицы и переносить их в другую;
нужно практически ежедневно поправлять «слетевшие» ссылки, подолгу искать и устранять ошибки в формулах;
приходится часами собирать в единый отчёт данные, полученные из разных файлов или от разных подразделений;
необходимо перенастраивать множество формул и ссылок, каждый раз когда нужно добавить в отчёт всего один новый показатель;
надо по нескольку раз перепроверять правильность и достоверность данных, когда они собираются из нескольких источников…
в итоге получаем огромный объём монотонной ручной работы, которая отнимает колоссальное количество времени, сил и нервной энергии!
К чему это приводит?
большая часть энергии уходит на «борьбу с Excel», поэтому совершенно не остаётся времени и сил на интересные и перспективные задачи.
всё время уходит на «составление отчётов», поэтому некогда заняться анализом и сформулировать выводы.
частенько приходится работать допоздна, брать работу домой, или выходить на работу в выходные.


нет времени ни на что, кроме работы…
работа становится скучной, неинтересной и совершенно не доставляет удовольствия…


Авралы… Цейтноты… Стрессы… Депрессии…
Но на самом деле Excel – это мощнейшая платформа, которая легко возьмёт на себя 99% вашей работы по ведению учёта, обработке данных, и составлению управленческой отчётности.

И будет делать эту работу очень быстро, правильно и без ошибок!
Но, на самом деле Excel — это мощнейшая платформа, которая легко возьмёт на себя 99% вашей работы по ведению учёта, обработке данных, и составлению управленческой отчётности.
Я знаю, что для многих это звучит фантастично, и многие уверены, что на такое способны только «серьёзные информационные системы».

Поэтому в этой статье я покажу вам механизмы работы в Excel, за счёт которых достигаются выдающиеся результаты, и вы собственными глазами увидите, что это абсолютно реально!

И моя система управленческого учёта и отчётности в Excel поможет сэкономить вам от 50 до 90% времени, которое вы сейчас тратите на создание отчётов!
Но, прежде чем мы приступим к изучению системы, давайте немного познакомимся! :)
Меня зовут Илья Гришин.

В сфере управления финансами я работаю уже 23 года.
Прошёл путь от рядового экономиста до владельца бизнеса. Работал экономистом, начальником ПЭО и финансовым директором.
Последние 15 лет разрабатываю, внедряю и автоматизирую системы управления финансами при помощи 1C, Excel и Power BI.

С 2006 года регулярно провожу тренинги и мастер-классы по управлению финансами, финансовому анализу, внедрению и автоматизации систем управленческого учёта.

За это время я разработал очень чёткие модели и механизмы применения Excel для решения абсолютно любых задач, возникающих в управлении финансами.

И сейчас моя задача сделать так, чтобы любые управленческие отчёты в любой компании формировались буквально в один клик!

Сегодня мы с вами изучим принципы и логику работы моей системы управления финансами в Excel, и я покажу вам, какие результаты вы начнёте получать с её помощью.

А дальше каждый из вас сам сможет решить, внедрять такую систему в свою работу или нет.

Моя система управления финансами в Excel состоит из 4-х несложных элементов
1
Правильная структура исходных данных
благодаря которой Excel сможет обрабатывать данные абсолютно автоматически
2
Контроль вводимых данных
благодаря которому ваши сотрудники физически не смогут неправильно вводить данные в свои файлы
3
Динамические автообновляемые отчёты
которые автоматически сами себя перестраивают при любых изменениях исходных данных
4
Автоматический обмен данными между множеством файлов
благодаря которому данные, введённые в один файл, сами появляются во всех других файлах и отчётах
Такая система позволяет полностью автоматизировать процесс обработки данных и составления отчётов
Все элементы настраиваются абсолютно стандартными средствами Excel — без макросов, и без программирования
А результат достигается только за счёт правильного взаимодействия всех элементов между собой
И сейчас мы с вами на практических примерах рассмотрим работу каждого элемента системы.

1. Правильная структура данных
Зачем соблюдать правила организации данных
Все привыкли считать, что для составления мощных, удобных и гибких отчётов в Excel нужно узнать какую-то «убойную фишку», или изучить «хитрую формулу» — и отчёты начнут собираться сами собой.

Но мало кто задумывается, что для создания таких отчётов гораздо важнее не то, какие формулы вы используете, а как изначально организованы ваши файлы с исходными данными!
Как организация данных влияет на составление отчётов
Если ваши файлы и таблицы будут организованы неправильно, то ни одна, даже самая продвинутая, формула не поможет вам автоматизировать обработку данных и составление отчётов.

И все отчёты придётся собирать только вручную «через плюсики».

Зато, когда исходные данные организованы правильно, можно получить любой нужный вам отчёт буквально в 2 клика!
К этому разделу я подготовил для вас три небольших видео-ролика, в которых на практических примерах показал, как это работает.
1.1 Неправильные структуры данных.
Из этого видео вы узнаете, что такое неправильная структура данных, и почему при работе с такой структурой возникают ошибки — в отчётах постоянно «слетают» ссылки, «разваливаются» формулы, а цифры не сходятся:
1.2. Правильные структуры данных.
В этом видео я покажу вам, как выглядит правильная структура данных, и как в ней можно очень легко и быстро сформировать абсолютно достоверный отчёт с помощью всего одной формулы:
К сожалению, во многих компаниях пользователи до сих пор работают с неправильными структурами данных.

Если вы хотите автоматически получать управленческие отчёты любой структуры и сложности, то вам необходимо трансформировать ваши исходные данные в правильный вид, с которым Excel будет удобно работать!
1.3. Трансформация данных.
В этом видео я покажу вам очень быстрый и лёгкий способ привести неудобные структуры данных в правильный вид:
Детальные настройки и проработку всех формул и функций, необходимых для автоматического создания управленческих отчётов можно изучить на интенсивном курсе
2. Организация и ввод исходных данных
Почему появляются ошибки в данных
Казалось бы, абсолютно все специалисты хоть раз в жизни заполняли таблицы Excel, и уж точно смогут ввести в файлы исходные данные.

Смогут, да не так…

Если есть хоть малейшая возможность ввести данные неправильно – кто-то из ваших коллег или сотрудников обязательно ошибётся!

Конечно, они это сделают не со зла. Кто-то по невнимательности пропустит букву, кто-то случайно поставит лишний пробел, кто-то неверно напишет название товара и т.д. и т.п.
К чему это приводит
Но, результат в этом случае будет один — цифры в отчёте будут посчитаны неправильно, и данные не сойдутся…

А вам придётся часами сидеть за компьютером, просматривать огромные таблицы, и вручную отыскивать и «вычищать» ошибки в файлах коллег и сотрудников.


В следующем видео-ролике я наглядно продемонстрировал, как это обычно происходит:

2.1. Каким образом неправильный ввод данных создаёт множество сложностей при формировании отчётов:
Однако, проблема неправильного ввода данных решается в два счёта — вам просто необходимо задать чёткие рамки, чтобы ваши коллеги и сотрудники физически не могли ввести в файл неверные данные.


И в следующем видео-ролике я наглядно покажу вам, как это делается.
2.2. Как организовать данные в файле, чтобы они вводились быстро, удобно и 100% правильно:
Возможно, сейчас вы решите, что «особо одарённые сотрудники» смогут сами изменить настройки файла, чтобы обеспечить себе «свободу действий».

Но не тут-то было, потому что любой файл можно (и нужно) защищать!
2.3. Пример работы защищённого файла:
На интенсивном курсе «Отчёты на автопилоте» вы сможете на практике отработать и закрепить все технические настройки по стандартизации и унификации всех вводимых значений, а также освоите защиту файлов.
3. Динамические самособирающиеся отчёты
Как работают стандартные отчёты
Проблема подавляющего большинства отчётов заключается в том, что за ними нужно постоянно следить, и поддерживать их в работоспособном состоянии:

  • Когда сотрудники редактируют свои файлы — в отчётах «ползут» данные и «слетают» ссылки, поэтому за работой отчётов нужно всё время следить.

  • Если в исходных данных происходят существенные изменения — приходится открывать все связанные отчёты, и вручную перенастраивать формулы.

  • Когда добавляются новые статьи — приходится вручную добавлять эти статьи в отчёты, и настраивать для них формулы.
К чему это приводит
И, чтобы быть полностью уверенным в правильности таких отчётов, нужно вручную проверить и пересчитать множество цифр…

Эта работа отнимает очень много времени, и требует большой внимательности!

Более того, всю эту работу приходится проделывать заново каждый раз, когда нужно сделать отчёты, или когда кто-то из пользователей «сильно поправил» свои файлы и таблицы с исходными данными.
Как работают динамические самособирающиеся отчёты
А насколько легче и приятнее вам было бы работать с отчётами, если бы они автоматически «подхватывали» все нужные цифры, и сами перестраивались при любых изменениях исходных данных!?

Динамические самособирающиеся отчёты – это такие отчёты, которые сами собой видоизменяются в случае, если исходные данные были добавлены, удалены или изменены.

Только представьте — вы добавляете в исходные данные новую статью, а она автоматически появляется в отчёте, и цифры по ней уже посчитаны!

Такие отчёты всегда будут показывать правильные данные, и вы всегда будете на 100% уверены в ваших цифрах!
В этом разделе мы рассмотрим пять небольших видео-роликов, в которых я на практических примерах показал, как это работает.
3.1. Статические и динамические функции.
Все функции Excel можно условно разделить на 2 типа — статические и динамические.

Статические функции это простые математические функции, которые жёстко настраиваются на заранее определённые ячейки.

В результате, при добавлении ячеек, статические функции их не учитывают, а при удалении ячеек — «разваливаются».

А динамические функции ссылаются не на отдельные ячейки, а на массивы данных, и умеют выбирать нужные данные из массива по одному или нескольким условиям.

И при добавлении или удалении данных в массиве – такие функции автоматически пересчитываются, учитывая все сделанные изменения.

К сожалению, большинство пользователей при создании отчётов используют статические функции. Поэтому у них в отчётах постоянно «слетают» ссылки, «ползут» данные, и «разваливаются» формулы.

Однако, если для обработки тех же самых данных использовать не статические, а динамические функции — все эти сложности решатся сами собой!

И в этом видео мы проведём сравнительный анализ работы применения статических и динамических функций при создании отчётов:
3.2. Примеры настройки динамических функций
В этом видео я быстро покажу вам, как настраивать динамические функции, которые в дальнейшем будут автоматически собирать ваши отчёты:
3.3. Автоматическое обновление показателей в отчётах.
Обычно появление в учёте новых статей или показателей создаёт большое количество ручной работы.

Приходится открывать все отчёты, и вручную добавлять туда новые строки и столбцы, куда будут выводится новые показатели, а потом протягивать или редактировать формулы, которые эти показатели считают.

Однако в Excel очень просто настроить механизм, который сам, без участия человека, будет добавлять любые новые статьи и показатели в отчёты.

В этом видео мы разберём вопрос автоматического обновления статей и показателей в отчётах:
3.4. Самособирающиеся отчёты.
Главное отличие самособирающихся отчётов в том, что такие отчёты сами себя перестраивают в случае, если исходные данные были добавлены, удалены или изменены.

К тому же такие отчёты делаются всего один раз, и их уже никогда не нужно будет переделывать руками — они сами «подхватят» любые новые статьи, и автоматически пересчитают данные.

В этом видео мы с вами настроим динамический самособирающийся отчёт:
3.5. Использование фильтров в отчётах.
Когда мы пытаемся отразить в одном отчёте сразу всю информацию, которую нам нужно видеть — отчёт становится громоздким и нечитаемым.

Однако к отчёту можно подключить фильтры, которые позволяют выбрать ту информацию, которую нужно вывести в отчёт.

И отчёт сразу становится очень удобным, наглядным и информативным!

В этом видео я покажу вам, как при помощи фильтров сделать ваши отчёты в разы более понятными и удобными:
Если вы хотите разобрать все технические настройки, которые понадобятся вам для создания полноценной системы управления финансами в Excel, и научиться автоматически получать любые управленческие отчёты — я приглашаю вас пройти мой интенсив
4. Автоматический обмен данными между множеством файлов
Как приходится работать, когда не настроен обмен данными
На практике часто возникают ситуации, когда приходится иметь дело со множеством файлов, в которых работают разные сотрудники.

А чтобы получить итоговые отчёты, необходимо использовать данные из разных файлов.

И обычно это сильно утомляет и отнимает много времени и сил — приходится вручную, путём копирования и вставки, переносить данные из одного файла в другой, или руками собирать в единый массив данные из десятков разных файлов.

Но самое обидное заключается в том, что эту работу приходится проделывать заново каждый раз, как только данные в исходных файлах изменились...
Какие результаты вы получите, если настроите обмен данными между множеством файлов
Однако, при правильном обращении с Excel вы сможете автоматически:

  • получать любые данные из любого файла;

  • получать из внешних файлов только те данные, которые отвечают одному или нескольким условиям;

  • собирать в единый массив данные из множества разных файлов, и сразу выводить их в сводный консолидированный отчёт.

Файлы будут автоматически передавать другу другу любые нужные данные, а данные, введённые в один файл, мгновенно появятся во всех файлах и отчётах!
В этом разделе я покажу вам три небольших видео-ролика, в которых на практических примерах мы разберём главные технологии автоматического обмена данными между файлами.
4.1. Как получить данные из другого файла при помощи ссылки на именованный диапазон:
4.2. Как при помощи запроса получить из другого файла данные, которые отвечают определённым условиям:
4.3. Как при помощи Power Query автоматически собрать данные из нескольких файлов, и вывести их в отчёт:
Друзья!

Только что мы с вами разобрали принципы работы моей системы управления финансами в Excel.

И вы на практических примерах увидели, как вы можете получать готовые управленческие отчёты в режиме реального времени, не прилагая к этому никаких усилий!

Но это — обзорная статья, и в ней я показал основные механики работы в Excel.

Детальным и пошаговым изучением методологии, на которой построена моя система учёта и отчётности в Excel, подробным разбором и настройкой всех инструментов и функций, которые понадобятся вам для внедрения системы мы занимаемся на интенсивном курсе:
Прямо на курсе мы на сквозном практическом примере, со всеми формулами и техническими настройками, своими руками создадим систему управленческого учёта и отчётности для небольшой компании.
Что вас ждёт на этом курсе?
Мы полностью разберём методологию создания системы управленческого учёта и отчётности при помощи Excel
Мы подробно изучим функции и инструменты Excel, которые понадобятся вам для внедрения системы
Мы по шагам, со всеми формулами и настройками, пройдём весь путь создания системы управленческого учёта
Вы получите файлы для выполнения практических упражнений, чтобы отработать навыки на практике
И файлы с готовыми решениями, которые вы можете использовать при внедрении системы в вашей компании
Чтобы покупка не оказалась для вас "котом в мешке", я снял для вас демо-видео о практических результатах, которые вы получите в результате обучения.
И напоследок я хочу показать вам несколько отзывов
ваших коллег об этом курсе :)
всё это — отзывы реальных людей, которые прошли обучение на этой программе, и уже получили свои практические результаты!
Андрей Осокин
«Очень толковые уроки.

Всем, кто работает с большими таблицами Excel, заполняемыми разными людьми и зачастую параллельно, курс будет очень полезен. Работаю с Excel давно, но тем не менее узнал много нового - про автоматически формируемые отчеты, импорт данных из разных таблиц, "неубиваемые" ссылки - всё это очень упрощает и оптимизирует процесс работы.


Наконец-то понял, как организовать заполнение исходной таблицы данными таким образом, чтобы потом на её основе можно было создавать и работать с другими таблицами, данные в которых будут меняться и подставляться автоматически. Это ли не чудеса))»
Евгения Егорова
«Супер марафон!
Огромное количество крайне полезной информации!
Я, как и многие, долгие годы пользовалась табличками, построенными на основе простейших формул. Особо ничего не меняла по принципу "Лучшее - враг хорошего". Работает же! Ну, да, ломается иногда, не беда - починим.

После марафона кардинально изменилось представление о том, что такое "хорошо".
БОльшую часть вебинара смотрела с круглыми глазами и мыслью: "Фигасе! А так можно было?!". Часть фишечек уже с удовольствием применяю в работе, остальную часть пока ещё думаю, куда пристроить.

Большое Вам спасибо за вебинар - и за то, что делитесь такой ценной информацией, и за то, что умеете так просто объяснить такие сложные вещи!»
Ирина Толстопятенко
«Я не отличаюсь многословностью, поэтому буду краткой.

До марафона заявляла о себе "отличные знания excel" ХАХАХА!!!! Сейчас в сравнении могу сказать, что знания мои были минимальными.

Excel, это колондайк для экономиста, возможности его неисчерпаемы. Благодарю Илью Гришина, что он делиться знаниями, давая нам возможность в минимальные сроки узнать то, до чего самим нам возможно и не додуматься.»
Наталья Меркушина
«Хочу выразить огромную благодарность автору марафона за проделанную работу.

Конечно грустно понимать, что все твои усилия в самостоятельном изучении ексель привели к ничтожному результату и используемые тобой таблицы абсолютно не удобны и не информативны. А главное-ими абсолютно не удобно пользоваться и реально приходится постоянно использовать сумасшедшие длинные формулы через плюс и т.д.

Всего три вечера марафона, и ситуация заметно улучшилась. Как то все встало на свои места. Теперь понятно, как организовать ввод данных персоналом, как составлять отчёты и не бояться, что они слетят.

А ещё, разу возникает доверие к автору марафона, что человек занимается делом, которое реально знает.
Ещё раз - спасибо.»
Если вы хотите автоматизировать процесс обработки данных и создания управленческих отчётов, буду рад видеть вас на интенсиве
Оксана Волошина
«Огромное спасибо за марафон!!!

Пользуясь в работе Еxcel, всегда думала, что имела под рукой более менее сведённые таблицы, но Нет!!!

После марафона просто происходит перезагрузка и ты понимаешь, что тебе есть куда стремиться!!! Это того стоит!!! Облегчение работы на 200 процентов!!! Все понятно и прозрачно!!! Если постоянно использовать знания, полученные на марафоне, можно стать круче бухгалтера и понимать и применять все полученные цифры.

Спасибо огромное!»
Павел Костылев
«Название марафона очень точно отражает его назначение. Именно «боевые приемы».

С экселем работаю давно, но как оказалось, абсолютно неэффективно.

Да, я владею формулами, расчётами, работай с данными. Но на марафоне выяснилось, что я владею лишь отдельными навыками, не понимая всех структуры и возможностей электронных таблиц.

Илья дал возможность увидеть, насколько мощный это инструмент. Что и подтвердило отработка практических навыков. После марафона и моей деятельности. Составление информативных и гибких отчетов для работы и анализа деятельности теперь происходит гораздо быстрее. Но скоро навыки отработаются и я буду делать это мгновенно.

Рекомендую пройти этот марафон!!!»
Эльвира Фаттахова
«У меня немалый опыт работы в Excel, однако, была изначально неверная структура обработки данных при составлении отчётов и уходило очень очень много времени впустую, да ещё и незнание, как с умом использовать казалось бы элементарные формулы.

Илья, огромное вам спасибо за основу основ- правильную структуру данных: Справочники, Хранилище, Отчёты!

В общем, я в восторге от занятий!!!»
Юлия Золотаева

«Я аналитик со стажем 10 лет.

Xl основная программа в которой работаю. Благодаря Илье, за публикациями которого слежу уже давно, сократила время работы в разы!

Информация подана именно так как я люблю, без воды, учебников, справочников. Не смотря на свой опыт постоянно подчерпываю что то новое, чего раньше не знала.


Не смогла просмотреть весь марафон, но даже то что удалось посмотреть очень ценно. Безмерно благодарна за то, что Илья делится с нами такой нужной нам информацией в такой простой и доступной форме. Однозначно, советую всем!»
Юлия Поломкина
«Марафон "Боевые приёмы работы в Excel" просто потрясающий. Много полезной и нужной информации.

До марафона считала, что обладаю достаточными знаниями в работе с Excel, но после того, как посмотрела весь марафон, поняла, что не знала практически ничего.

Благодаря полученным знаниям, всего за каких-то три дня, я научилась составлять хорошие отчеты, где все происходит на автомате, не надо проделывать кучу ненужной работы, бесконечно перенастраивать формулы, расстраиваться из-за всех этих "ссылок!" Все считается автоматически, мгновенно фиксируются изменения данных. Невозможно нарадоваться такой работе.

Я очень счастлива, что попала на марафон. Благодарю автора, Илью Гришина, за интересную подачу материала, за то, что он поделился своим колоссальным опытом!!! Теперь работа приносит одно удовольствие! Огромное Вам СПАСИБО!!!»
Друзья!

Многие ваши коллеги уже прошли мой курс, и вывели свои навыки работы в Excel на принципиально новый уровень!

И я искренне хочу, чтобы вы тоже начали применять в мои технологии в своей работе, и тем самым сэкономили себе огромное количество времени и сил!

Поэтому сейчас я установил на свой интенсив предельно низкую цену, которую без проблем может позволить себе абсолютно каждый желающий!

Но, скидка будет действовать совсем недолго — не упустите это невероятно выгодное предложение.

Прямо сейчас переходите на сайт, смотрите подробные условия, оформляйте заказ, и забирайте вашу копию курса!

И до встречи в на курсе! :)

Это будет ваш первый и самый главный шаг, который вы сделаете на пути к внедрению полноценной системы управления в Excel.

И переходу на новый уровень — от постоянного «ручного составления отчётов» к созданию систем, которые собирают все отчёты автоматически!