ЗДРАВСТВУЙТЕ, ДРУЗЬЯ!

НА СВЯЗИ ИЛЬЯ ГРИШИН – АВТОР И ВЕДУЩИЙ ПРОЕКТА «БЮДЖЕТИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЁТ В EXCEL».
Фишки Excel - Построение ссылок между файлами


Недавно я получил письмо от одной из участниц своего семинара «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel» – Евгении Коханьковой. Вот что она пишет:
Добрый День Илья!

Прошло время после семинара и я просто никак не могу вспомнить как правильно делать ссылки!

Пример:

1. Компьютер экономист

2. Компьютер - снабжение

Я работаю на компьютере экономист и в свои таблицы вношу данные из компьютера снабжение.

1. Как правильно сделать ссылки что бы они у меня не улетали?

2. И как сделать ссылку на определенную ячейку что бы в дальнейшем, если даже я ее переношу в другой столбец (строку) в итоговой таблице ссылка так же работала как и прежде?

Заранее спасибо!

Я думаю, что вопрос построения ссылок будет актуален для многих, поэтому сегодня мы с Вами разберём очередную «фишку» применения Excel – Построение ссылок между файлами.

Для начала пускай у нас будет два компьютера – Экономист и Снабжение. Файл, который находится на компьютере «Экономист» получает данные из файла, который находится на компьютере «Снабжение».

В принципе – решение самое очевидное, но совершенно неправильное! Дело в том, что если сотрудника нет на месте и компьютер «Снабжение» выключен – файл на компьютере «Экономист» никак не сможет получить нужные данные.

Что делать в такой ситуации? Самым правильным решением было бы поместить файлы с данными экономиста и с данным снабжения на один и тот же компьютер, который не зависит ни от снабженца, ни от экономиста – то есть на сервер.
И экономист, и снабженец должны работать с данными удаленно. Это позволит обеспечить доступность файлов в любой момент времени.

То есть первый шаг к созданию работоспособной системы ссылок – создать единое пространство, в котором все файлы будут расположены на одном компьютере и которое будет постоянно доступно любому пользователю системы.

Теперь переходим ко второму шагу в использовании системы ссылок. К примеру – у нас есть два файла, которые обмениваются данными между собой. Назовём один из них «Источник» (он будет отдавать данные), а другой назовём «Приёмник» - он будет получать данные из файла «Источник».

Для начала – откроем оба файла и в файле «Источник» в ячейку В2 введём значение 10 000.

Теперь в файле «Приёмник» поставим ссылку на это значение. Ссылка будет выглядеть так:
Теперь закроем оба файла. Затем откроем файл «Источник» и вместо числа 10 000 поставим 15 000, после чего сохраним и закроем файл.
Теперь откроем файл «Приёмник». Система сообщит нам, что этот файл связан с другими источниками данных и предложит обновить связи. Отвечаем «Обновить». И после того, как файл откроется – мы видим, что он взял обновлённое значение (15 000) из файла «Источник».
Как мы видим – при таких обстоятельствах обмен данными идёт весьма успешно. Теперь сохраним и закроем файл «Приёмник» и попробуем усложнить ситуацию. Дело в том, что файл «Источник» может редактироваться и мы с вами сейчас смоделируем эту ситуацию.

Давайте откроем файл «Источник» и перенесём данные из ячеек А2 и В2 в ячейки С3 и D3. Сохраним и закроем файл «Источник».

Теперь откроем файл «Приёмник» и обновим данные. Как мы видим, в этом случае данные «потерялись». То есть фактически система ссылок разрушилась.

Но как создать систему ссылок, которая рушиться не будет?

Для начала вернём файл «Источник» в первоначальное состояние. Теперь присвоим ячейке В2 имя «Число» (о присвоении имён мы рассказывали в предыдущих выпусках наших Заметок).


Теперь давайте откроем файл «Приёмник» и переделаем ссылку. После того, как мы нажмём «Enter» ссылка примет следующий вид:
Как мы видим прошлая ссылка была ссылкой на ячейку, а новая ссылка использует уже не адрес ячейки, а имя.

А теперь снова закроем оба файла. И опять попробуем переделать файл «Источник». Перенесём данные путём вырезания и вставки из ячеек A2 и В2 в ячейки Е4 и F4. Теперь изменим число с 15 000 на 25 000, после чего сохраним и закроем файл.


Теперь откроем файл «Приёмник» и разрешим ему обновить данные.
Мы видим, что ссылка сохранилась и успешно работает. Если мы ссылаемся из одного файла на именованную ячейку в другом файле – нам неважно, где она находится. Её можно перемещать по листу и даже с листа на лист. Ссылка всё равно не потеряется.
И напоследок.

В своих статьях я показываю лишь мизерную часть возможностей Excel. Однако, применив только этот инструмент в своей работе, вы уже сэкономите достаточно времени и сил, чтобы увидеть результат. А если вы хотите сделать большой рывок и вывести свою работу на новый, осознанный уровень, хотите научится собирать любые управленческие отчёты любой сложности буквально в 2 клика, то предлагаю вашему вниманию мой флагманский видеокурс "Бюджетирование и управленческий учёт в Excel".

Посмотреть подробное описание тренинга можно на сайте

Задать интересующие вопросы можно по телефону 8 800 201-49-35.